Notes de frais : Se faire rembourser ( Guide 2018)

Les notes de frais : Comment se faire rembourser ?

Le remboursement des notes de frais est à prendre considération lorsque l’on signe un contrat avec une entreprise, d’autant plus si c’est un travail qui peut nécessiter un investissement financier personnel important, par exemple, dans le cas de déplacements réguliers.
En 2018, il existe plusieurs façons de se faire rembourser ses notes de frais. Découvrez, donc, ci-dessous, les différentes manières d’économiser de l’argent en respectant les procédures mis en place par l’entreprise et les plafonds de l’URSSAF.

Que sont exactement les notes de frais pour un employé ?

Selon le métier exercé, il arrive, parfois, que l’on soit dans l’obligation de dépenser de l’argent pour aller travailler. Par exemple, un commercial doit se rendre à ses divers rendez-vous sur le secteur qui lui a été confié. L’essence, ou le gasoil, les hébergements, s’il est emmené à se déplacer loin de son domicile et étant en incapacité de rentrer à son domicile après ses heures de travail, et les repas sont donc des dépenses qu’il effectue pour pouvoir réaliser les multiples missions qui lui sont demandées.
Mais, il faut savoir que l’employeur peut rembourser les frais engendrés et qui sont avancés par l’employé avec ses moyens de paiement personnel, comme sa carte bancaire, son liquide ou son chéquier.
Néanmoins, il faut respecter une certaine procédure et justifier les dépenses effectuées à titre professionnel. De plus, il faut garder à l’esprit que le montant des notes de frais remboursés est, généralement, plafonné.
C’est pour cette raison qu’il est essentiel de bien faire attention et de vous mettre d’accord avec votre employeur au moment de la négociation de votre contrat dans sa société. En effet, il serait dommage de devoir dépenser votre argent si durement gagné pour aller travailler.
Il faut souligner le fait que cela demande quelques démarches administratives, un brin d’organisation ainsi qu’une certaine rigueur pour être sûr d’être remboursé correctement et rapidement.

Comment se faire rembourser ses frais ?

Il y a trois différentes façons de se faire rembourser les frais professionnels pour les salariés, mais une seule nécessite des démarches administratives. La première fonctionne sur des forfaits dont les plafonds sont fixés par l’URSSAF, l’employé n’a donc pas de démarches à réaliser. Il en va de même lorsque le remboursement des frais s’effectue avec un abattement sur le salaire brut de l’employé. Ce dernier est calculé sur une moyenne des dépenses engendrées par l’activité professionnelle. Par exemple, des commerciaux ou des journalistes auront des notes de frais conséquentes, contrairement à un cadre qui n’effectue que peu de déplacements dans l’année.
La troisième manière de se faire rembourser au réel, c’est-à-dire que le montant peut varier d’un mois à l’autre et nécessite, par contre, un compte-rendu détaillé de la part de l’employé.
Pour se faire, dès que le salarié effectue une dépense pour son travail, il doit récupérer un justificatif, une facture ou un ticket de caisse. Généralement, ces derniers permettent de confirmer les montants des dépenses pour l’essence, les péages et les restaurants. Les factures concerneront plus, par exemple, l’achat de matériaux indispensables à la réalisation des missions confiés par l’employeur.
Puis, à la fin de chaque mois, il remplit un document spécifique pour les notes de frais où il inscrit toutes ses dépenses. Par contre, même s’il est vrai que c’est avantageux d’être remboursé au réel, il faut savoir que les remboursements sont très réglementés et que certains plafonds, si cela concerne l’hébergement, les déplacements en voiture ou les repas, sont à respecter.

Ce qu’il faut retenir sur le remboursement des notes de frais

Comme l’on vient de le voir ci-dessus, le remboursement des notes de frais au réel doit respecter certaines conditions. De plus, pour un remboursement rapide et ne pas avoir à s’y reprendre plusieurs fois, il est important de bien fournir tous les justificatifs. Il est, d’ailleurs, conseillé, de les scanner ou de faire des photocopies, au cas où que l’on en égare un ou s’il était perdu dans les divers dossiers de l’administration. Vous pouvez tous les mettre dans une chemise ou un trieur, ainsi, lorsque la fin du mois arrive, vous n’avez qu’à remplir les dossiers en y joignant les justificatifs sans avoir à les chercher dans votre voiture, vos poches ou votre portefeuille.

Les conditions à connaître selon la nature des frais :

Les hébergements :

Pour que vous puissiez être remboursé pour vos nuits passées à l’hôtel, ou dans un autre établissement, à cause de votre travail, il faut respecter certaines conditions.
Il faut que ce soit à plus de 50km de son domicile, cela arrive souvent chez les commerciaux et les journalistes qui sont amenés à se déplacer dans toute la France sur plusieurs jours.
Les frais d’hébergement peuvent également être passés en note de frais si la situation géographique où vit l’employé est mal desservie par les transports en commun et qu’il a plus d’1h30 de trajet pour se rendre sur son lieu de travail.

L’alimentation :

Pour se faire rembourser les frais alimentaires dus au travail, par exemple, vous n’êtes pas à votre bureau ou vous n’avez pas la possibilité de rentrer chez vous pour manger un morceau, il vous suffit de conserver les tickets de caisse, ils serviront de justificatifs. Vous devez, par contre, préciser les identités des personnes qui ont mangé avec vous ainsi que la raison pour laquelle vous le faites passer en note de frais.

Les déplacements :

Pour les déplacements professionnels, le remboursement des frais se fait sur un barème précis. Le montant varie selon la distance parcourue sur une période prédéfinie, mais aussi, en fonction des chevaux fiscaux de la voiture.
Par exemple, pour un véhicule ayant 4 chevaux fiscaux réalisant moins de 5000 kilomètres, par exemple 4500 kilomètres en 1 an, il faut effectuer le calcul suivant : la distance x 0,493.
Par contre, si le professionnel a une voiture ayant 6 chevaux fiscaux et totalise entre 5001 et 20 000 kilomètres, il faut multiplier la distance parcourue par 0,32 et ajouter 1244 pour obtenir le montant du remboursement.
Les barèmes peuvent varier d’une année sur l’autre, ceux indiqués ci-dessus sont ceux qui sont appliqués pour l’année 2018.
Attention, ce montant est plafonné à 7 600€ par employé, s’il y a un dépassement, il ne sera pas pris en charge.

Il est vrai que réaliser des notes de frais au réel chaque mois demande de l’organisation et de conserver tous les justificatifs. Néanmoins, cela peut s’avérer fort intéressant, d’autant plus lorsque l’on calcule, sur l’année, combien l’on dépense pour travailler en répondant aux attentes de la société.

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